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Comment réaliser le Dossier d’Information sur le Produit cosmétique ?

Le Dossier d’Information sur le Produit (DIP) est un des éléments-clés indispensable pour pouvoir mettre vos produits cosmétiques sur le marché européen. Destiné à rassembler les informations relatives à votre produit cosmétique, C’est un travail d’envergure qui nécessite une connaissance pointue du Règlement 1223/2009 en plus d’une expertise toxicologique. EcoMundo vous propose ce petit guide afin de vous donner les clés pour rédiger votre DIP !

Le Dossier d’Information sur le Produit : un document stratégique et indispensable


Qu’est ce que le Dossier d’Information sur le Produit ?

Entré en vigueur le 11 juillet 2013, le Règlement (CE) N° 1223/2009, dit « Règlement Cosmétique » et régissant les obligations concernant les produits cosmétiques, requiert les responsables et les industriels du secteur de la cosmétique de constituer un Dossier d’Information sur le Produit (DIP) pour chaque produit mis sur le marché.

Ce dossier, décrit dans l’Article 11 du Règlement, vise à rassembler les informations pertinentes sur le produit cosmétique dont il fait l’objet. C’est pourquoi, il comporte des éléments relatifs à l’identité, la qualité et la sécurité du produit.

Le DIP doit être conservé par la Personne Responsable pendant une période de dix ans à partir de la date à laquelle le dernier lot de produit cosmétique a été mis sur le marché.


Les enjeux du Dossier d’Information sur le Produit

Des contrôles fréquents

Conformément à l’Article 22 du Règlement 1223/2009, les États Membres surveillent la conformité au Règlement Cosmétique par des contrôles effectués sur les produits cosmétiques mis sur le marché européen. Si lors d’un contrôle les autorités notent que le produit cosmétique présente une non-conformité, des sanctions peuvent être appliquées.

Il est donc important de bien construire et suivre l’évolution du Dossier d’Information sur le Produit, un enjeu fondamental pour les responsables et les industriels du secteur de la cosmétique !

Qui contrôle le Dossier d’Information sur le Produit ?

Le Dossier d’Information sur le Produit est un document qui doit être tenu à tout instant à la disposition du contrôle de l'Agence nationale de sécurité du médicament et des produits de santé.(Article L. 5131-6 du Code de la santé publique). En France, les autorités sanitaires se décomposent en :

  • L'ANSM (Agence Nationale de Sécurité du Médicament et des produits de santé)./li>
  • La Direction Général de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes (DGCCRF).

Comment élaborer le contenu de votre DIP ?

Le Règlement 1223/2009 impose que le Dossier d’Information sur le Produit soit constitué par les cinq parties détaillées dans le schéma ci-dessous :

À noter : il existe des solutions logicielles spécialisées qui vous permettent d’automatiser la création du Dossier ainsi que sa mise à jour.


1) Description du produit cosmétique

Le rôle de la description

Avant tout, il faut établir un lien clair entre le produit cosmétique et le Dossier d’Information sur le Produit référant.

Que doit contenir la description ?

Dans la partie descriptive du produit cosmétique, vous pouvez par exemple inclure :

-Le nom exact du produit

-Les noms de code, d’identification ou de formule permettant d’identifier le produit (sans ambiguïté) et surtout d’établir un lien clair entre le produit cosmétique et son DIP.

-Tous les noms en langue locale si le produit est commercialisé dans d’autres pays, et une description de la fonction du produit (si elle n’est pas évidente).


2) Rapport sur la sécurité du produit

Rôle du Rapport de Sécurité

Le rapport sur la sécurité du produit est établi conformément à l’annexe 1 du Règlement Cosmétique.

C’est la partie du DIP qui évalue la sécurité de votre produit cosmétique.

Que doit contenir le rapport de sécurité sur le produit ?

Vous devez distinguer deux parties dans le rapport sur la sécurité du produit :


Partie A : Informations sur la sécurité du produit cosmétique

La partie A est destinée à collecter les nombreuses données nécessaires pour l’évaluation de la sécurité du produit. Elle contient :

  1. Composition quantitative et qualitative du produit cosmétique
  2. Caractéristiques physiques / chimiques et données sur stabilité du produit cosmétique
  3. Qualité microbiologique
  4. Impuretés, traces, et informations concernant le matériau d’emballage
  5. Utilisation normale et raisonnablement prévisible
  6. Exposition au produit cosmétique
  7. Exposition aux substances
  8. Profil toxicologique des substances
  9. Effets indésirables (EI) et effets indésirables graves (EIG)
  10. Informations sur le produit cosmétique

Partie B : Évaluation de la sécurité du produit cosmétique

La partie B est une évaluation de la sécurité conduisant à une conclusion sur la sécurité de vos produits. La personne chargée de l’évaluation de la sécurité prend en compte toutes les informations, vérifie leurs complétudes, leurs pertinences, évalue le risque et enfin conclut sur la sécurité du produit.

La partie B contient :

- Conclusion de l’évaluation de sécurité

- Avertissements et instructions d’utilisation figurant sur l’étiquette

- Raisonnement scientifique

- Référence de la personne chargée de l’évaluation et approbation de la partie B


Pour plus d'informations sur la constitution du RSP, vous pouvez consulter notre conseil d'expert sur l'évaluation de la sécurité du produit cosmétique.


3) Méthode de fabrication selon les Bonnes Pratiques de Fabrication

Le rôle de la troisième partie du DIP

La troisième partie de votre Dossier d’Information sur le Produit doit contenir la méthode de fabrication du produit cosmétique ainsi qu’une déclaration de conformité aux Bonnes Pratiques de Fabrication (BPF).

Les BPF, qu’est-ce que c’est ?

Les Bonnes Pratiques de Fabrication (BPF) des produits cosmétiques sont un ensemble d’exigences pratiques et organisationnelles en respect desquelles le produit doit être fabriqué. Cela passe notamment par la maitrise des facteurs humains, techniques et administratifs.

Ces lignes directrices visent en particulier le respect des critères d’hygiène et de sécurité du produit.

Cette déclaration de conformité doit se trouver dans chaque DIP de chaque produit cosmétique.

Comment prouver sa conformité aux BPF ?

Pour respecter les Bonnes Pratiques de Fabrication, le produit doit être fabriqué en conformité avec la norme ISO 22716.

Afin de prouver cette conformité, il est nécessaire de réaliser un audit.


Pour plus d'informations sur la conformité du produit cosmétiques et la norme ISO 22716, vous pouvez consulter notre Conseil d'Expert sur les Bonnes Pratiques de Fabrication des produits cosmétiques.


4) Preuves de l’effet revendiqué

Le rôle de la quatrième partie du DIP

Le Dossier d’Information sur le Produit doit contenir des informations de support, ou un court résumé avec les données techniques nécessaires pour étayer l’ (les) effet(s) revendiqué(s) par le produit cosmétique.

Cela concerne toute allégation pour un produit cosmétique, quel que soit le moyen de communication ou type d’outil de marketing utilisé et quel que soit le public cible (consommateurs, professionnels, etc.).

Comment réaliser la quatrième partie du DIP ?

Le choix de la manière adéquate et appropriée pour justifier une allégation repose sur la Personne Responsable et dépend du type de produit, les revendications et de leurs contexte, etc.

Pour en savoir plus, consulter notre page Notions Clés sur l'étiquetage ou notre conseil d'expert sur les allégations des produits cosmétiques.


5) Données relatives aux expérimentations animales

Rôle de la cinquième partie du DIP

Le Dossier d’Information sur le Produit doit contenir des données relatives aux expérimentations animales réalisées par le fabricant, ses agents ou fournisseurs et relatives à l’évaluation de la sécurité ou au développement du produit cosmétique et de ses ingrédients et matières premières.

Quelles informations doit-on faire figurer ?

Dans le cas où aucune expérimentation animale n’a été menée, une déclaration l’indiquant peut être incluse dans le DIP.

Par conséquent, si un essai sur l’animal a été effectué, il est nécessaire de faire figurer dans le Dossier d’Information sur le Produit des informations le décrivant telles que :

  • Identification de l’expérimentation animale réalisée,
  • Identification des ingrédients utilisés,
  • Date de l’essai sur l’animal,
  • Lieu de l’épreuve,
  • Informations sur les entités qui ont effectué le test,
  • Objectif législatif de l’expérimentation animale et justification de l’objectif déclaré.
illustration tests animaux

Le DIP est susceptible d’évoluer souvent !


De nombreuses mises à jour réglementaires

Le Règlement 1223/2009 est mis à jour tous les 3 mois en moyenne. Il est possible que certaines informations contenues dans le DIP puissent devenir obsolètes.

Ainsi le Dossier d’Information sur le Produit doit être mise à jour en permanence si de nouvelles données scientifiques ou de nouvelles exigences réglementaires sont disponibles.

L’astuce pour créer et mettre à jour son DIP efficacement : un logiciel


Automatiser la création de son DIP

La quantité de données à recueillir, stocker et analyser pour le Rapport de Sécurité du produit est très importante.

Il peut être très utile de s’appuyer sur un outil informatique qui permet par exemple :

  • De créer votre propre base de données de produits cosmétiques, en les reliant à leurs matières premières et ingrédients cosmétiques,
  • De stocker tous les documents relatifs à vos produits, matières premières et ingrédients en ligne en les ordonnant intelligemment,
  • De bénéficier d’une base de profils toxicologiques qui vous permet de réaliser l’évaluation de sécurité directement,
  • De calculer vos Marges de Sécurité grâce à un moteur de calcul,
  • D’être alerté dès qu’une modification réglementaire impacte un ou plusieurs des ingrédients de vos formulations.
log cosmetic factory

EcoMundo vous propose la solution logicielle COSMETIC Factory pour vous assister de A à Z dans la création de vos Dossiers d’Information Produit.


Automatiser la mise à jour de son DIP

La mise à jour de votre DIP est aussi importante que sa création dans la mesure où les ingrédients soumis à restriction sont contenus dans les annexes du Règlement 1223/2009 qui sont régulièrement mis à jour. Ainsi, il vous faut non seulement vous tenir au courant des dernières évolutions réglementaires, mais également faire constamment le lien avec les substances et ingrédients contenus dans vos produits cosmétiques.

Il est dont très pratique, par l’utilisation d’un logiciel tel que COSMETIC Factory, de pouvoir utiliser votre propre base de données d’ingrédients cosmétiques pour pouvoir être alerté en temps réel des changements réglementaires qui impactent votre portefeuille de produits, afin de pouvoir immédiatement réaliser la mise à jour de votre Dossier.

Vous souhaitez en savoir plus sur le Dossier d’Information sur le Produit ?

N’hésitez-pas à nous à nous contacter par mail sur contact@ecomundo.eu, nos experts seront ravis de répondre à vos questions !

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Commentaires (6)

  • anon

    Bonjour,

    Je souhaite avoir si il faut faire un dossier produit également pour les produits type :

    > huile d'argan pure et
    > eau de rose pure

    100% naturels.

    Hind

    Aug 12, 2016
  • anon

    Bonjour Hind,

    Tout produit cosmétique vendu sur le territoire européen doit légalement avoir un Dossier Information Produit contenant les éléments nécessaires pour garantir la sécurité et la santé du consomateur.

    Vos allégations pourront également avoir un impact sur la notion de produit cosmétique.

    Je vous remets ci-dessous la définition d'un produit cosmétique (Article 2 règlement 1223/2009):

    «produit cosmétique», toute substance ou tout mélange destiné à être mis en contact avec les parties superficielles du corps humain (épiderme, systèmes pileux et capillaire, ongles, lèvres et organes génitaux externes) ou avec les dents et les muqueuses buccales en vue, exclusivement ou principalement, de les nettoyer, de les parfumer, d'en modifier l'aspect, de les protéger, de les maintenir en bon état ou de corriger les odeurs corporelles;

    Je vous invite également à lire nos articles sur les allégations et les produits frontières mais aussi notre article plus général pour savoir si vos produits sont affectés par une réglementation européenne.

    Excellente fin de semaine,

    Sabine

    Aug 12, 2016
  • anon

    Bonjour, je souhaiterais savoir ou trouver le dossier et ou le déposer, ou faire les analyses nécessaires.
    Merci

    Mar 15, 2017
  • Marion Allayrangue's picture

    Bonjour,
    Le Dossier d'Information Produit est un document qu'il est nécessaire de créer pour chaque produit cosmétique que vous commercialisez. Il ne se "dépose" pas dans la mesure où il doit être conservé 10 ans après la date de dernière mise en marché par la Personne Responsable du produit cosmétique.
    Il est en revanche nécessaire de notifier tout produit cosmétique mis sur le marché européen via le portail CPNP.
    Si vous avez besoin de plus d'informations, pouvez-vous préciser votre demande en nous envoyant un mail à contact@ecomundo.eu ?
    En vous souhaitant une très bonne soirée.
    Marion

    Mar 15, 2017
  • anon

    Nous sommes créateur d'un savon composé entièrement d'huiles essentielles. Nous avons notifier celui-ci au CPNP, mais devons-nous aussi faire un document DIP alors que ce savon ne contient aucun produit chimique?
    Merci

    Mar 16, 2017
  • Marion Allayrangue's picture

    Bonjour Olivier,
    Si vous commercialisez votre savon sur le sol européen, vous êtes dans l'obligation de réaliser un Dossier d'Information Produit, quelle que soit la formulation de votre savon.
    N'hésitez pas à nous envoyer un mail à l'adresse contact@ecomundo.eu si vous avez besoin de plus d'informations !
    Bien à vous,
    Marion

    Mar 17, 2017

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