Réaliser la notification CPNP de mon produit cosmétique

Avant sa mise sur le marché européen, tout produit cosmétique doit être notifié auprès de la Commission Européenne via un portail informatique appelé CPNP (Cosmetic Products Notification Portal). Découvrez dans le guide ci-dessous le contenu et les enjeux de cette notification. Objectif : maîtriser vos obligations et découvrir comment réaliser la notification CPNP afin d’être à-même de mettre vos produits cosmétiques sur le marché en toute légalité !

Qu’est-ce que la notification CPNP ?

Définition

Le CPNP (Cosmetic Products Notification Portal) est le système de notification en ligne des produits cosmétiques rendu obligatoire par le règlement cosmétique CE 1223/2009. Il est mis en place depuis le 11 janvier 2012.

Depuis le 11 juillet 2013, la notification CPNP est devenue obligatoire. Tout produit cosmétique doit systématiquement être notifié sur ce portail avant sa mise sur le marché.

À noter :

• Une seule notification suffit et est valable pour les 31 pays de l’Espace Économique Européen (28 Pays Membres + Norvège + Islande + Lichtenstein).
• Notifier correctement un produit sur le CPNP ne signifie pas forcément que le produit en question répond à toutes les exigences du Règlement Cosmétique : il est nécessaire de s’assurer en parallèle des autres critères de conformité du produit. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter notre article sur les 5 étapes pour mettre en marché son produit cosmétique.

Que fait le CPNP de ces informations ?

Dans le cadre des articles 25, 26 et 27 du Règlement 1223/2009, la Commission Européenne met sans délai certaines de ces informations à disposition des autorités compétentes pour :

• Surveiller le marché
• Analyser le marché
• Évaluer et informer les consommateurs

Certaines de ces informations sont également mises à disposition des centres Anti-Poison, et assimilés, lorsque ceux-ci ont été établis par les États-Membres. Ces informations ne peuvent être utilisées par ces organismes qu’à des fins médicales.

Les informations commerciales considérées comme confidentielles ne sont accessibles que par l’entreprise qui effectue la notification. Une Personne Responsable ou un Distributeur effectuant sa notification CPNP ne pourra accéder qu’aux données relatives aux produits qu’il aura lui-même introduit dans le système.

Quelles sont les conditions dans lesquelles il me faut réaliser une notification CPNP et la mettre à jour ?

L’article 13 du règlement cosmétique 1223/2009 énumère les différents cas dans lesquels la notification CPNP doit être réalisée.

Selon l’acteur qui réalise cette notification, les informations à fournir à la Commission Européenne diffèrent légèrement.

Deux différents cas de réalisation de la notification CPNP

Le Règlement 1223/2009 précise qu’il est obligatoire de réaliser la notification CPNP avant toute mise sur le marché Européen d’un produit cosmétique.

Cette notification doit être effectuée soit par la Personne Responsable du produit cosmétique, soit par le Distributeur s’il commercialise un produit dans un autre État Membre et qu’il traduit, de sa propre initiative, tout élément de l’étiquetage afin de se conformer à la législation nationale.

Cas où la Personne Responsable effectue la notification CPNP

Dans le cas où c’est à la Personne Responsable d’effectuer la notification CPNP avant la mise sur le marché d'un produit, elle doit transmettre à la Commission les informations suivantes :

1. Catégorie du produit cosmétique et son ou ses noms
2. Nom et adresse de la PR
3. Pays d’origine si importation
4. État-Membre concerné par la première mise sur le marché
5. Coordonnés de la personne physique à constater en cas de nécessité
6. Présence de substances sous forme de nanomatériaux
7. Identification de la substance sous la forme nanomatériau
8. Conditions d’exposition raisonnablement prévisibles
9. NB : Vous pouvez également vous référer à nos articles sur les nanomatériaux dans les produits cosmétiques et les nanomatériaux dans REACH.
10. Nom et numéro CAS (Chemical Abstracts Service) ou le numéro CE des substances CMR 1A ou 1B (Annexe du règlement CLP 1272/2008 relatif à la classification, à l’étiquetage et à l’emballage des substances et des mélanges)
11. Formulation du produit cosmétique permettant un traitement médical prompt et approprié en cas de troubles.

Une fois le produit cosmétique mis sur le marché, la Personne Responsable doit transmettre à la Commission Européenne l’étiquette du produit cosmétique et, si la lisibilité est suffisante, envoyer une photo de l’emballage correspondant.

Remarque : La composition du produit cosmétique peut être donnée selon trois formats différents :

• Le type de notification « formulations-cadre prédéfinies » : Dans ce cas, la composition complète de la formule ne doit pas être obligatoirement fournie à partir du moment où le produit entre bien dans les champs de la formule standardisée définie. Seules des informations spécifiques et les concentrations exactes de certains ingrédients à risques doivent être fournies.
• Le type de notification en «concentrations exactes» : Dans ce cas, la composition du produit avec les concentrations exactes de chaque ingrédient doit être fournie.
• Le type de notification en «plages de concentration» : Dans ce cas, il sera possible d’utiliser des plages de concentrations spécifiques pour chaque ingrédient ne présentant pas de risque particulier. Les autres devront être renseignés avec les concentrations exactes. De plus, des informations spécifiques à certaines substances devront également être renseignées.

Cas où le distributeur doit effectuer la notification CPNP

Depuis le 11 juillet 2013, si un distributeur met à disposition dans un État membre un produit cosmétique déjà mis sur le marché d’un autre État membre et traduit, de sa propre initiative, tout élément de l’étiquetage de ce produit afin de se conformer à la législation nationale, il doit alors soumettre à la Commission, par des moyens électroniques, les informations suivantes:

1. La catégorie du produit cosmétique, son nom dans l’État membre d’origine et son nom dans l’État membre où il est mis à disposition, afin de permettre son identification spécifique;
2. L’État membre dans lequel le produit cosmétique est mis à disposition;
3. Ses nom et adresse;
4. Le nom et l’adresse de la personne responsable où le dossier d’information sur le produit est tenu à disposition.

Cependant si ce produit cosmétique a été mis sur le marché avant le 11 juillet 2013, mais n’est plus mis sur le marché à compter de cette date, et qu’un distributeur introduit ce produit dans un État membre après cette date, ledit distributeur doit communiquer à la Personne Responsable les informations suivantes:

1. La catégorie du produit cosmétique, son nom dans l’État membre d’origine et son nom dans l’État membre où il est mis à disposition;
2. l’État membre dans lequel le produit cosmétique est mis à disposition;
3. Ses nom et adresse.

Mise à jour et corrections des informations de la notification CPNP

Il importe de distinguer clairement les notions de mise à jour et de correction de la notification CPNP. Cette distinction s’avère particulièrement importante quand il est question de la formulation des produits cosmétiques.

Une «mise à jour» de la formulation signifie une modification d’informations qui étaient jusque-là correctes. Les données originales ont trait à l’ancienne formulation du produit alors que le fichier données actualisé concerne la nouvelle formulation. Les centres antipoison doivent évaluer les deux formulations lorsqu’ils ne peuvent pas déterminer d’emblée avec certitude quelle version de la formulation est impliquée dans un cas d’exposition.

Remarque : Si tout ou partie des informations fournies sur le portail CPNP changent, la personne qui a effectué cette notification (distributeur ou PR) doit fournir sans délai une mise à jour.

Une «correction» de la formulation signifie une modification d’informations produit erronées ou incomplètes sans changement de la formule (réelle). Les centres antipoison ne doivent dans ce cas évaluer que le fichier-données corrigé.

Comment effectuer ma notification CPNP ?

La Commission Européenne a mis en place un tutoriel en ligne pour permettre aux acteurs concernés de pouvoir faire leur notification CPNP.

1- Créer un compte à l’ECAS

Le principe est simple, il faut tout d’abord disposer d’un compte à l’ECAS (European Commission Authentification Service), le service d’authentification des utilisateurs des prestations offertes par la Commission européenne.

2- Accéder à l’application pour effectuer sa notification CPNP

Votre compte à l’ECAS vous permet d’accéder à l’application SAAS, qui permet de faire des demandes d’autorisation pour effectuer des notifications en ligne. Une fois sur cette application vous n’avez plus qu’à choisir de faire la notification CPNP et à demander l’accès.

3- Effectuer sa notification

Ensuite il faut remplir les informations décrites par l’article 13 du règlement cosmétique 1223/2009 concernant votre entreprise, qu’elle existe déjà ou non dans le système.

Les sanctions liées au non-respect de la notification CPNP

Si la notification CPNP est une étape obligatoire avant la mise en marché d’un produit cosmétique, le Règlement Européen 1223/2009 ne prévoit pas de sanction spécifique en cas de manquement à cette obligation, et renvoie alors au droit national.

Cependant il est précisé par l’article L. 5431-2 du Code de santé Publique que pour la Personne Responsable de la mise sur le marché d’un produit cosmétique, le non-respect des obligations de notification à la Commission Européenne précisé par l’article 13 paragraphes 1 et 2 et l’article 16 paragraphe 3 du Règlement CE 1223/2009, est punissable d’une période de deux ans d’emprisonnement et de 30 000€ d’amende.

Vous souhaitez en savoir plus sur la notification CPNP ?

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Pour plus d’information sur la notification CPNP n’hésitez pas à contacter notre experte Nataliya Muller.

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