Comment démontrer la conformité de mon activité à l'Autorisation REACH ?

Une entreprise couverte par une Autorisation peut poursuivre l'utilisation d'une substance incluse à l'Annexe XIV de REACH au-delà de sa date d'expiration. Elle devra néanmoins être en mesure de démontrer sa conformité à l'ensemble des conditions du dossier d'Autorisation. Quels sont donc les éléments de conformité nécessaires afin d’anticiper un contrôle des autorités ?

Les principaux éléments à inclure dans un rapport de conformité

Pour assurer votre conformité à l’Autorisation REACH, vous devez suivre 4 grandes étapes :

 

1. Vérifier que la substance est couverte par une Autorisation

Un usage couvert par une Autorisation possède un numéro d’Autorisation (de type REACH/x/x/x). Il doit être indiqué en section 15 de la Fiche de Données de Sécurité (FDS) de la substance ou du mélange concerné. Il est donc primordial de posséder la FDS de la substance concernée à jour et incluant ce numéro d’Autorisation.
Il peut être intéressant de se mettre en relation avec le fournisseur pour obtenir sa confirmation de couverture par l’Autorisation ainsi que d’éventuelles préconisations sur les conditions opérationnelles et les mesures de gestion de risque liées à l’Autorisation.

 

2. Un usage conforme à la définition de l’Autorisation

Chaque Autorisation est accordée pour un usage spécifique – usage étant défini par les propriétés fonctionnelles attendues et les niveaux de performance du procédé concerné et par les conditions de mise en œuvre de la substance. Il est donc important de vérifier que votre usage correspond bien à celui décrit dans le dossier d’Autorisation.
Il y a un certain nombre d’éléments à prendre en compte pour l’évaluation de la conformité :

  • Description générale de l’activité
  • Conditions opérationnelles
  • Mesures de gestion de risque
  • Mesures de concentration, d’émission, de biomonitoring
 

3. Notification

L’usage d’une substance soumise à Autorisation et couverte par une demande en amont doit faire l’objet d’une notification auprès de l’ECHA dans les 3 mois suivant la première livraison de la substance (Art. 66[1]). Cette notification se fait via la plateforme REACH IT.

 

4. Préparer un rapport de conformité

En cas de contrôle, le rapport de conformité sert à justifier votre conformité auprès des autorités. À ce titre, il synthétise l’ensemble des données collectées et évaluées lors des étapes 2 et 3 et a vocation à assurer la pérennité de la conformité dans le temps, notamment dans l’éventualité d’un changement de personnel.

Démontrer sa conformité aux exigences d’un dossier d’Autorisation

Les contrôles sur les produits chimiques sont coordonnés au niveau européen et réalisés, en France, par :

  • les inspecteurs des DREAL (Directions Régionales de l’Environnement, de l’Aménagement et du Logement),
  • les inspecteurs du travail,
  • les agents de la DGCCRF (Direction de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes),
  • les agents des douanes.

Chaque corps de contrôle agit selon son champ de compétence. Par exemple, la DGCCRF se concentre sur la vérification des classifications et l’étiquetage et l’Inspection du travail sur la mise en œuvre des mesures de gestion des risques pour le personnel.
En France, les contrevenants aux obligations relatives au règlement REACH s’exposent à des sanctions.

  • Les personnes physiques s’exposent à une amende de 75 000 € maximum et une peine de 2 ans de prison
  • Les entreprises risquent une amende de 375 000 € maximum ainsi que des mesures complémentaires telles des fermetures temporaires ou définitives ou des interdictions d’exercer

Jusqu’à récemment, les contrôles REACH se concentraient sur les FDS, l’étiquetage ou l’Enregistrement. Des contrôles spécifiques sont cependant prévus pour les entreprises couvertes par des substances soumises à Autorisation.
Dans le contexte d’un contrôle spécifique à l’Autorisation, l’entreprise couverte devra être en mesure de démontrer sa conformité aux conditions opérationnelles et aux mesures de gestion de risque. Cela implique un travail en amont du contrôle pour identifier et formaliser ces éléments.

 

L’anticipation d’un contrôle réglementaire Autorisation est indispensable pour toute entreprise couverte par une Autorisation, et plus particulièrement pour les entreprises couvertes par une demande amont.

Un rapport de conformité devra ainsi être préparé, comportant deux volets principaux :

1 - Collecte et centralisation de données : relier l’ensemble des conditions opérationnelles et mesures de gestion de risque du site concerné à celles décrites pour chaque scénario contributeur du dossier d’Autorisation
2 - Discussion sur la conformité ou des améliorations à apporter pour assurer la conformité

 

En complément de ces éléments descriptifs du procédé mis en œuvre, il sera intéressant de préparer l’ensemble des données de monitoring du site : mesures de concentration dans l’air ambiant, biosurveillance (dosage dans le sang ou les urines) et mesures d’émissions dans l’air, l’eau ou les sols.